O gerenciamento de dados é uma ferramenta poderosa para instituições educacionais, mas muitas ainda não estão explorando essa vantagem da maneira correta.
A gestão escolar é um processo muito delicado e pode ser a raiz de diversos gargalos, como: falhas em estratégias de captação de alunos, déficit financeiro, baixo engajamento de pais e responsáveis, queda no poder competitivo e tantos outros.
Afinal, é dessa gestão que partem as principais decisões e, se não houver informação quantitativa realista, os planejamentos sofrem com vieses, causando, assim, um desalinhamento entre os objetivos e a realidade da instituição.
Na prática, isso significa que os gestores podem não ter uma visão correta das forças e fraquezas da organização. Desta forma, não conseguem desenvolver soluções realmente efetivas.
Com o gerenciamento de dados, esses hiatos são minimizados, fornecendo uma visão muito mais estratégica e real do desempenho, das possibilidades e das demandas da instituição de ensino.
Vamos entender melhor a importância do gerenciamento de dados e como realizar a gestão escolar com mais eficiência?
Continue a leitura para acessar estes tópicos e mais informações fundamentais para conquistar o potencial máximo do seu negócio, por meio dos dados!
O que é gerenciamento de dados educacionais?
Gerenciamento de dados educacionais é o conjunto de estratégias e ferramentas utilizadas para coletar, armazenar, manipular e descartar (quando necessário) informações de maneira eficiente, econômica e, principalmente, segura.
Não é um processo utilizado apenas no ambiente educacional, muito pelo contrário, toda empresa que utiliza dados de qualquer natureza precisa realizar o gerenciamento deles. Antigamente, isto era necessário para manter a imagem e a autoridade das empresas, hoje, no entanto, é uma prática obrigatória.
Afinal, além das regulamentações e leis de privacidade, ainda temos a Lei Geral de Proteção de Dados, que determina multas, sanções e penalidades para instituições que não realizem as etapas citadas acima com a devida segurança.
No caso das organizações educacionais, principalmente as do ensino básico, isso é uma questão ainda mais delicada, visto que elas utilizam, em grande parte, dados sensíveis. Segundo postagem do Serviço Federal de Processamento de Dados (SERPRO):
“Quando o foco for menores de idade, é imprescindível obter o consentimento inequívoco de um dos pais ou responsáveis e se ater a pedir apenas o conteúdo estritamente necessário para a atividade econômica ou governamental em questão, e não repassar nada a terceiros. Sem o consentimento, só pode coletar dados se for para urgências relacionadas a entrar em contato com pais ou responsáveis e/ou para proteção da criança e do adolescente”.
Além de garantir a segurança, confidencialidade, privacidade, integridade e autenticidade, é preciso estar atento à disponibilidade. As informações manipuladas devem estar disponíveis aos usuários autorizados, sempre que precisarem acessá-las.
Vale ressaltar que, além desta questão, o gerenciamento de dados educacionais é muito importante para a tomada de decisões assertiva e efetiva. Falamos acima que, hoje, os dados valem ouro, porque quantificam diversas informações estratégicas para as empresas.
Uma coisa é a organização falar: “nossa, existe uma rotatividade alta de profissionais aqui, não é mesmo?”. E outra é: o turnover foi de 40% no último semestre. Os dados tornam as informações, os indicadores e o desempenho da instituição mais palpáveis.
Deste modo, é possível analisá-los e construir planos e estratégias eficientes para corrigir gargalos e potencializar as performances positivas da instituição.
Mas e quando falamos de educação? O que realmente a escola pode ganhar ao realizar o gerenciamento de dados?
Ganhos e vantagens do gerenciamento de dados em instituições de ensino
Uma das maiores vantagens do gerenciamento de dados é a “limpeza deles”. Ou seja, colocar em prática processos que filtram as informações realmente relevantes para a instituição e aumentam a qualidade do dado a ser analisado.
Isso, claro, diminui o retrabalho, as falhas de avaliação e otimiza a manipulação, em conformidade com os objetivos e possibilidades da organização. Neste sentido, o gerenciamento de dados também corrobora com uma visão mais transparente do negócio, com etapas mais claras de captura e armazenamento de dados.
O impacto direto desta conduta reflete na imagem e confiabilidade da instituição no mercado, melhorando, inclusive, a autoridade da organização.
Vale citar que o gerenciamento de dados também gera ganhos para a rotina dos colaboradores, com o aumento da produtividade devido ao foco e à eficácia das ações. Pode-se produzir mais em menos tempo e com mais assertividade.
Por fim, é fundamental citarmos a construção de estratégias de marketing, financeiro e de relacionamento com alunos e responsáveis. Isso porque o gerenciamento de dados possibilita a captura e a manipulação de informações valiosas sobre oportunidades, tendências, comportamentos, demandas e ameaças.
Assim, os gestores conseguem desenvolver planejamentos muito mais adequados e efetivos.
Em resumo, as vantagens do gerenciamento de dados educacionais são:
- ganho de eficiência em todas as áreas, etapas e processos;
- mais produtividade para os gestores, docentes e demais colaboradores;
- construção de estratégias mais eficientes, pautadas em dados realmente valiosos;
- melhora na qualidade das análises;
- transparência nos processos gerenciais e pedagógicos;
- conformidade com diretrizes e regulamentações de segurança, incluindo a LGPD;
- melhora na integração e na fluidez entre diferente áreas e etapas;
- simplificação do trabalho de analistas e colaboradores;
- queda na incidência de falhas.
Agora que você já conhece as vantagens do gerenciamento de dados, vamos ver como colocá-lo em prática?
Como potencializar a gestão escolar utilizando dados de valor para o seu negócio?
Como vimos no tópico anterior, o gerenciamento é um processo fundamental para tornar a gestão escolar mais integrada, fluida e eficiente. Afinal, ele favorece a construção do embasamento quantitativo para as tomadas de decisão em todas as áreas da instituição.
Isso permite que os gestores tenham uma visão mais transparente e realista do desempenho da organização.
Você deve estar pensando, no entanto, que o processo de gerenciamento de dados, com tantas informações sensíveis e estratégicas, deve ser extremamente complexo, correto?
Sim, isso é verdade, até certo ponto. A manipulação, o armazenamento e a análise demandam muito conhecimento e, se realizados manualmente, muito tempo e a presença de especialistas.
O fato é que, hoje, grande parte das etapas do gerenciamento de dados educacionais podem ser realizadas em ferramentas tecnológicas, automatizando processos e permitindo que os gestores foquem na análise das informações. Tudo isso torna a operação muito mais escalável, rápida e eficiente.
Contar com ferramentas robustas e seguras é o que tornará o gerenciamento de dados muito mais simples. Veja abaixo algumas dicas de soluções digitais que podem te auxiliar!
Dica de ouro para ter sucesso no gerenciamento de dados escolares
A utilização de soluções tecnológicas é uma das maiores dicas para ter mais eficiência no gerenciamento de dados escolares. Hoje, existem uma infinidade de opções para todas as etapas da operação e o Google é um dos experts em produzir as melhores, mais seguras e integráveis!
A seguir, veja alguns exemplos:
- Google Sheets, ou Planilhas, é uma ótima ferramenta para gerenciar dados de alunos, responsáveis e colaboradores. Ela permite a criação de abas, para categorizar melhor o tema de cada conjunto de dados, além de fórmulas e edições que facilitam a organização e a manipulação dos dados;
- Google Forms é uma solução extremamente versátil, que pode ser utilizada desde a formulação de provas e atividades, até para coletar dados de alunos, parceiros, docentes, colaboradores etc. Assim como todas as ferramentas do Google Workspace, pode ser compartilhada e editada na nuvem por usuários autorizados. Basta enviar o link e aguardar seu preenchimento;
- Google Data Studio contém funcionalidades ainda mais estratégicas para o gerenciamento de dados. Afinal, ele permite o desenvolvimento de dashboards interativos, com relatórios automatizados e integração com diferentes bancos de dados, inclusive possibilitando a importação deles do Sheets, Google Analytics, Ads, BigQuery etc.
E o melhor: todas as ferramentas do Google possibilitam a colaboratividade entre usuários autorizados. Assim, pode-se construir relatórios e análises mais valiosas, com dados de diferentes áreas da empresa.
Agora que você já conhece a importância do gerenciamento de dados para o sucesso da instituição, que tal dar início à transformação digital e modernizar sua estrutura tecnológica com o Google Workspace?
Precisa de suporte para realizar esse processo com segurança e eficiência? Então, fale com um especialista Safetec para realizar um diagnóstico preciso e o aconselhamento sobre as melhores soluções para o seu negócio!
