Implementar um sistema de matrícula escolar online é uma vantagem por si só para os pais dos alunos e para a própria escola. Mas os benefícios da matrícula digital vão além!
A matrícula escolar online nada mais é que o processo de matrícula de um aluno (ou a renovação) digitalizado, feito através de um sistema acessado via internet.
O sistema de matrícula online pode ser vinculado ao domínio principal da instituição, sendo hospedado dentro do site da escola, com acesso por login e senha, o que garante a segurança de dados para os pais.
Assim, eles podem conferir todo o andamento da matrícula online dos filhos, sem precisar ir até a escola.
Para entender como o sistema de matrícula online funciona, criamos este post com tudo o que você precisa saber:
- O que deve ter um sistema de matrícula?
- Como funciona a matrícula online?
- 5 benefícios da matrícula escolar online.
Continue lendo e entenda os pontos essenciais sobre matrícula escolar online.
O que deve ter um sistema de matrícula?
Muitas escolas usam sistemas de gestão escolar para gerenciar toda a parte administrativa da instituição de ensino.
Mas a matrícula escolar online precisa de um sistema especial, pois ele precisa ser configurado para:
- coletar e armazenar dados pessoais dos alunos;
- guardar cópias dos documentos de identificação;
- ter um sistema de emissão de guias de matrícula ou de renovação;
- atualizar automaticamente as confirmações de matrícula;
- enviar e-mails de notificação avisando do pagamento;
- notificar os administradores de problemas que precisam ser resolvidos pessoalmente ou via telefone, etc.
Essas e outras etapas podem ser configuradas em um sistema de matrícula escolar online próprio, desenvolvido pela instituição.
Outra opção é integrar um sistema já pronto do mercado ao atual software de gestão da escola.
Como funciona a matrícula online?
Depois de criado, o sistema de matrícula escolar online funciona através do acesso pelo link oficial da instituição.
A opção ‘Matrícula online’ pode ficar disponível, em destaque, no menu principal da home do site da escola. Assim, os pais podem ver logo de cara que ela existe.
Escolhendo essa opção, o responsável faz um cadastro inicial, criando um login com e-mail e senha para entrar no sistema e depois preenche os dados pessoais e dos filhos, anexa os documentos e gera a guia de matrícula.
Algumas escolas optam pelo modelo de matrícula escolar online parcial, em que a finalização acontece presencialmente.
Mas com os recursos atuais, é possível guiar pais e responsáveis até o primeiro dia de aula do aluno pelo sistema online, enviando datas, cronogramas e as diretrizes escolares.
É fundamental escolher um sistema rápido, dinâmico e fácil de usar. Muitas burocracia e dificuldades no acesso podem fazer os pais desistirem.
5 benefícios da matrícula escolar online
Existem muitos pontos positivos em adotar a matrícula escolar online. Abaixo, você confere alguns desses benefícios, detalhes e sua importância.
1. Acaba com as filas
Quando chega a época de renovar ou colocar os filhos na escola, a aglomeração de pais toma conta dos corredores e é inevitável a formação de filas.
A aglomeração vai de encontro aos hábitos que aprendemos a evitar durante a pandemia do novo coronavírus e as filas são uma perda de tempo que pode ser evitada.
Dessa forma, um dos benefícios da matrícula escolar online é evitar os deslocamentos, automatizando a matrícula e criando um canal online eficiente para agilizar a rotina dos pais.
Assim, o espaço da escola fica mais organizado e a equipe trabalha sem o estresse de uma fila de pessoas esperando para ser atendido.
As análises podem ser divididas entre a equipe, e os eventuais problemas podem ter uma equipe dedicada.
2. Oferece mais comodidade para os pais
Outro benefício da matrícula escolar online é dar mais comodidade para os pais realizarem a inscrição dos filhos na escola.
Muitos têm uma rotina corrida e não podem comparecer presencialmente em horário comercial.
Com um sistema de matrícula escolar online, o processo pode ser feito no tempo livre, inclusive nos fins de semana.
Esse diferencial, com certeza, vai destacar uma escola de outras que não oferecem essas ferramentas digitais, ajudando a reter mais alunos. #ficadica
3. Emite as guias de pagamento
Pagar contas online é uma vantagem que todo mundo procura em todo tipo de compra. Essa vantagem também está entre os benefícios da matrícula escolar online.
Além de fazer o cadastro e enviar os documentos necessários para a matrícula online, o sistema pode ser configurado para gerar a guia de pagamento — para entrada ou renovação — ao final do processo.
Essa estrutura permite que os pais façam o pagamento copiando o código de barras para pagar pelo aplicativo do banco no celular ou usando o internet banking.
Com esse benefício, sua escola elimina a necessidade de outra fila. Dessa vez, a fila da lotérica para pagar o boleto.
Leia também: CRM para educação: auxílio na gestão de escolas.
4. Simplifica o processo
Quanto mais simples for o processo, maiores são os benefícios da matrícula escolar online para os pais.
Fazer várias cópias e carregar pilhas de documentos (e algum sempre fica para trás, gerando um retrabalho), é uma burocracia que a escola pode evitar.
Com o sistema de matrícula escolar online, é possível simplificar a efetivação da matrícula, pedindo somente as informações importantes e a confirmação dos documentos principais.
Até a assinatura pode ser feita digitalmente, eliminando a necessidade do contrato impresso, sem perder a validade do acordo.
5. Agiliza o trabalho interno
Por fim, mas não menos importante, outro dos benefícios da matrícula escolar online é agilizar a rotina interna da administração da escola.
Com um sistema bem estruturado, a equipe consegue conferir rapidamente os status de matrícula de cada aluno, consegue identificar aqueles com problema e entrar em contato direto, quando necessário, para finalizar a matrícula.
As informações financeiras de pagamento, por exemplo, também podem ser configuradas para ir direto para o sistema financeiro da escola que vai emitir recibos e enviar aos pais.
Concorda com os benefícios da matrícula escolar online?
O investimento em um sistema compensa em benefícios da matrícula escolar online que faz com que a escola seja vista como uma instituição atualizada e que usa a tecnologia na educação a favor de toda comunidade.
Para levar essa e outras inovações para sua escola, conheça os serviços da Safetec Educação e como eles podem te ajudar a alinhar a tecnologia com seu método de ensino.
