Você tem dúvidas sobre como organizar a matrícula escolar? Realmente, essa é uma etapa que tira o sono de grande parte dos gestores escolares, e é uma das fases mais complicadas inclusive para os pais.
De acordo com uma pesquisa realizada pelo Google, cerca de 67% dos pais e responsáveis afirmam que a matrícula escolar é um dos momentos mais estressantes do ano.
Isso ocorre porque o processo costuma ser bastante complexo e demandar um grande esforço de organização por parte de todos os envolvidos.
No entanto, com o avanço da tecnologia, é possível simplificar essa tarefa utilizando ferramentas online, como o Google for Education.
Neste artigo, vamos apresentar dicas para organizar o processo de matrícula escolar, utilizando as soluções como Google Forms, Google Drive, Gmail e Google Agenda.
Com essas ferramentas, sua escola pode otimizar o processo de matrícula, reduzindo o tempo e o estresse e, ainda, garantindo um melhor atendimento aos pais.
Como é o processo de matrícula escolar?
O processo de matrícula escolar varia de acordo com cada instituição de ensino, mas, geralmente, envolve algumas etapas comuns. A primeira é a verificação da documentação, na qual é necessário fornecer documentos pessoais para comprovar a identidade e a situação escolar.
Algumas instituições podem exigir uma entrevista com os pais ou uma prova com o aluno para avaliar seu nível de conhecimento e habilidades. Isso serve para saber se ele terá a capacidade de acompanhar a turma naquele momento.
Além disso, são informados os materiais didáticos que serão usados durante o ano. No caso da escola pública, esses materiais e o uniforme são fornecidos pelo próprio governo para os estudantes.
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Por que é importante organizar a matrícula escolar?
Um dos principais motivos para organizar a matrícula escolar é evitar transtornos e atrasos no processo, garantindo que as turmas estejam completas e que todos os documentos estejam em ordem e dentro dos prazos estabelecidos.
Isso é especialmente importante em épocas de grande demanda, quando a procura por vagas pode ser maior e os prazos mais curtos.
Por conta disso, a organização da matrícula escolar contribui para uma melhor experiência dos pais, responsáveis e alunos, além de possibilitar o planejamento da grade horária dos professores. Tudo isso torna o processo mais transparente, eficiente e, ainda, menos estressante.
Com informações claras e bem organizadas, os envolvidos podem tomar decisões mais embasadas e se preparar melhor para o início das aulas, evitando surpresas e imprevistos. Por exemplo, se a demanda for grande, pode ser necessário abrir uma turma adicional.
Vale dizer que a organização da matrícula escolar beneficia a própria instituição de ensino, melhorando a gestão de informações e otimizando os processos internos.
Com a gestão mais organizada, a escola pode concentrar seus esforços em oferecer ensino de qualidade e atender bem os pais, responsáveis, alunos e professores ao longo do ano letivo.
Como ter uma gestão de matrículas mais eficiente? 4 dicas práticas
Para ter uma gestão de matrículas ainda mais eficiente, é importante seguir algumas práticas e dicas. Abaixo, destacamos algumas delas:
- planeje antecipadamente: é fundamental planejar a gestão de matrículas com antecedência, definindo prazos e etapas do processo, para que os pais e responsáveis se organizem e a escola se prepare adequadamente;
- mantenha a documentação organizada: os documentos dos alunos precisam estar organizados e atualizados. Isso inclui a verificação documental, como as transferências escolares, e a atualização de informações importantes;
- priorize o atendimento ao cliente: dê prioridade ao atendimento aos pais e responsáveis, buscando fornecer informações claras e precisas sobre o processo de matrícula e respondendo prontamente às dúvidas e solicitações;
- utilize a tecnologia a seu favor: aproveite as soluções tecnológicas para agilizar o processo de matrícula. Por exemplo, é possível disponibilizar o formulário de matrícula online para agilizar o preenchimento das informações por parte dos pais e responsáveis.
Como organizar o processo de matrícula na prática? 5 ferramentas
Organizar o processo de matrícula na prática pode parecer penoso, mas com a ajuda da tecnologia, isso é extremamente viável nos dias atuais.
Aliás, o Google for Education é uma excelente plataforma que pode ser usada para a organização de matrículas escolares. Abaixo, mostraremos como cada uma das suas ferramentas colabora com essa organização.
1. Google Forms
O Google Forms pode ser usado para coletar informações dos alunos. Dessa forma, você pode criar um formulário personalizado, no qual o pai ou responsável preencherá o nome completo, data de nascimento, endereço e telefone, entre outros dados.
Ao criar o formulário, pode-se escolher quais informações são obrigatórias, definir um limite de caracteres e, também, adicionar perguntas personalizadas.
Após a criação, basta compartilhar o link com os pais ou responsáveis dos alunos para que eles preencham as informações online. Tudo bem prático.
2. Google Sheets
As planilhas do Google Sheets podem ser usadas para organizar as informações dos alunos, como: nome, data de nascimento, endereço, telefone, turma etc.
Além de manter todos os dados em um só lugar, um dos pontos positivos é a possibilidade de criar tabelas personalizadas e filtros para facilitar a busca.
3. Gmail
O Gmail é uma alternativa para criar e-mails personalizados para cada aluno ou turma, de modo que recebam informações específicas sobre a matrícula e o calendário escolar, entre outros pontos.
O interessante é que dá para elaborar uma assinatura padrão da escola para manter a consistência nos e-mails enviados.
Ademais, você pode usar o recurso de resposta automática para informar aos pais e responsáveis sobre o status da matrícula, os prazos e outras informações importantes.
4. Google Agenda
É possível usar o Google Agenda para criar eventos para cada etapa do processo de matrícula, como: prazos para inscrição, entrevistas, testes, entrevistas, confirmação da matrícula e daí em diante.
Sendo assim, crie uma agenda específica para a matrícula escolar, e compartilhe-a com os responsáveis pelos alunos para que eles visualizem as datas e etapas do processo.
5. Google Drive
O Google Drive pode ser usado para criar pastas separadas para cada turma ou série, organizando os arquivos. Aqui, pode-se salvar os formulários preenchidos via Google Sheets pelos pais ou responsáveis nas respectivas pastas dos alunos, por exemplo.
Mas o Drive vai muito além, então, também utilize-o para compartilhar documentos importantes, como: boletim, calendário escolar, orientações para a volta às aulas e afins.
E mais: crie pastas compartilhadas com os pais e responsáveis para que eles acessem os documentos e informações relevantes. No caso, certifique-se de manter os documentos atualizados e organizados para facilitar o acesso dos usuários.
Por sinal, é importante lembrar que as soluções do Google for Education são personalizáveis e podem ser adaptadas de acordo com as necessidades específicas de cada instituição de ensino.
E, se você quiser incorporar essas soluções na sua escola, entre em contato com a Safetec Educação e veja como podemos te ajudar.
