Foi-se o tempo em que uma escola precisava acumular tantos papéis. A chegada da tecnologia permitiu o armazenamento digital em instituições de ensino, facilitando a vida de todos os agentes educacionais.
Isso proporciona mais flexibilidade para os professores, alunos e até mesmo para a própria escola que otimiza os processos administrativos, facilitando o acesso à informação.
Fora isso, podemos dizer que o armazenamento de documentos em ambientes digitais, principalmente em nuvem, diminui custos da instituição de ensino e torna os processos muito mais fáceis de serem executados.
E se você quer saber como fazer o armazenamento de informações em instituições de ensino, veio ao lugar certo. Neste post vamos mostrar tudo o que você precisa saber. Boa leitura!
O que é o armazenamento digital em instituições de ensino?
O armazenamento de arquivos digitais em instituições de ensino é uma forma de guardar os documentos em pastas ou até mesmo em ambientes em nuvem como o Google com o intuito de facilitar a gestão de documentos dentro da instituição.
Dessa maneira, todos os documentos físicos são digitalizados e separados em pastas de fácil identificação para auxiliar a vida dos gestores escolares e todos os agentes envolvidos no momento de acessar um documento.
Isso garante mais agilidade interna, bem como mais satisfação em alunos e pais que podem ter acesso aos documentos mais rapidamente.
Por que a gestão de documentos é importante para a escola?
A gestão de documentos está diretamente ligada às atividades de uma instituição de ensino. Afinal, toda e qualquer escola lida com uma série de documentos como:
- histórico escolar;
- diplomas;
- documentos pessoais dos alunos;
- boletins;
- dentre outros.
Se essa gestão não acontece de maneira eficiente, podem ocorrer muitos problemas, que vão dos níveis mais leves aos mais graves.
Por exemplo, o ruído na comunicação é um problema leve, mas a perda de um documento importante de um aluno já é um problema grave que prejudica o funcionamento da própria instituição.
Em vista disso, o armazenamento digital dos documentos é fundamental para garantir uma comunicação mais rápida, fluida e ao mesmo tempo evitar situações desagradáveis.
Como migrar os arquivos escolares para o meio digital?
A migração de arquivos escolares para o meio digital é muito simples. Ela consiste em guardar a imagem de documentos físicos como fotos, comprovante de residência e histórico escolar em um sistema de armazenamento virtual.
No entanto, o grande problema desse método é que o documento não é editável e nem lido por algum programa. Isso impossibilita filtrar algumas informações ou até mesmo aproveitar os dados para uma pesquisa interna.
Entretanto, você pode migrar as informações dos arquivos físicos manualmente para um programa de Armazenamento de Dados Escolares, criando assim fichas virtuais.
Mesmo que esse seja um processo mais lento e trabalhoso, é uma maneira de ter acesso às informações de forma muito mais fácil e rápida posteriormente.
Como fazer isso de maneira segura?
Um ponto que é levantado quando se fala em armazenamento digital em instituições de ensino é em relação à segurança dos dados escolares.
Vale dizer que o método do armazenamento influencia nas medidas de segurança que precisam ser tomadas. Afinal, a escola pode escolher entre manter os dados offline ou em um servidor físico.
A vantagem de se escolher o armazenamento offline é que o acesso aos dados se torna mais restrito e consequentemente mais seguro. Por outro lado, essa mesma restrição cria também menos flexibilidade.
Em vista disso, uma solução que muitas escolas estão adotando é o armazenamento em nuvem. Entretanto, o grande cuidado que se deve ter nessa etapa é a escolha de um software de confiança que proteja os dados contra ataques cibernéticos.
O que a LGPD diz?
No momento de fazer o armazenamento digital, a instituição precisa se preocupar com uma outra questão muito importante: a LGPD. Essa é a Lei que trata sobre a proteção de dados no Brasil.
Ela é voltada para proteger os dados dos consumidores, inclusive alunos. De modo geral, a LGPD responsabiliza as instituições pela segurança de dados, determinando diretrizes para que isso seja feito de maneira apropriada.
Dentro os dados pessoais que precisam ser tratados pela LGPD estão os chamados dados sensíveis que não podem ser divulgados sem consentimento do aluno para não quebrar o princípio da privacidade, sendo eles:
- nome;
- CPF;
- RG;
- número do telefone;
- endereço.
Vale dizer que em relação ao consentimento, quando a escola é de educação básica é preciso que a autorização para divulgação dos dados seja dada pelo responsável legal das crianças e adolescentes.
Como implementar o armazenamento digital na sua escola?
Agora que mostramos o que é, e como é necessário respeitar a LGPD para armazenar os dados dos alunos, vamos mostrar como você pode fazer isso.
Levante os processos da instituição
O primeiro passo é conhecer bem a estrutura e os processos da sua escola. Só assim será possível entender como é a elaboração dos documentos e a função deles no fluxo de trabalho.
Crie um método de classificação e organização
Depois será preciso começar a parte operacional do gerenciamento por meio de um método de classificação dos documentos.
Ela que vai determinar como os documentos serão agrupados a ponto da organização refletir o contexto da elaboração dos arquivos.
Defina o nome dos arquivos
A determinação do nome dos arquivos deve ser pensada de modo a facilitar a busca por ele. Ele pode ser dado através do nome, ano, turma, ou qualquer outra coisa que facilite a identificação no momento de uma busca.
Escolha a tecnologia
Um bom software de gestão ajuda no momento de subir os arquivos, ou até mesmo fazer a digitalização manual deles. Hoje em dia, o próprio Google tem soluções para as escolas como o Google Classroom ou o Workplace.
Como essa solução é menos custosa, muitas escolas já estão optando por usá-la para armazenar os dados dos seus alunos. Lembrando que ela é bem segura e respeita todas as normas da LGPD.
E se você quiser saber mais sobre como levar essa inovação para sua escola, entre em contato com a Safetec Educação. Nossa equipe te ajudará a alinhar a tecnologia com seu método de ensino.
