A automação escolar é uma tendência que caminhava lentamente até a pandemia, mas, com a necessidade do ensino e da gestão remota, muitos processos foram agilizados.
Apesar de inúmeros desafios vivenciados pelos gestores, coordenadores e docentes, a modernização da gestão escolar, com o uso da automação, se mostrou extremamente benéfica. Tanto processualmente, quanto financeiramente.
Agilizando atividades repetitivas, manuais e burocráticas. E, inclusive, com a capacidade de potencializar e aumentar a eficiência de funções estratégicas, que demandam coleta e análise de dados.
No quesito economia, a automação educacional, se realizada corretamente, pode diminuir custos com manutenção, energia, insumos etc.
Por esses e tantos outros benefícios que, segundo pesquisas da TIC Educação 2021, do Comitê Gestor da Internet no Brasil (CGI.br), o avanço tecnológico veio para ficar e não deve retroceder no período pós-pandêmico.
Vamos entender melhor o que é automação escolar, desafios e como ela pode impactar positivamente nas instituições?
Fique até o final para conhecer algumas dicas de como fazer a automação escolar!
O que é automação escolar?
Automação é, sem dúvidas, um dos termos mais utilizados nos últimos anos, com o surgimento de assistentes virtuais, como a Siri, a Alexia e outros. Hoje, com o avanço tecnológico e a modernização de funções e processos, conseguimos realizar uma infinidade de ações com apenas alguns cliques.
Desde processos extremamente simples e rotineiros, como ligar o ar condicionado, ou pré-aquecer o forno, antes de chegar em casa, até funções muito mais complexas. Como cirurgias delicadas realizadas remotamente, carros autônomos, que dirigem sozinhos etc.
E, claro, não seria diferente no ambiente educacional, com a automação escolar aplicada tanto no gerenciamento, quanto em atividades dentro da sala de aula.
Mas o que é automação escolar?
Bom, automação é o emprego de técnicas, estratégias e ferramentas tecnológicas capazes de transformar atividades manuais em automáticas. Então, na prática, máquinas operam atividades que seriam normalmente realizadas por uma pessoa, ou uma equipe.
O objetivo principal é facilitar e agilizar a rotina de gestores, diretores, educadores e demais profissionais da educação. Mas não apenas, a automação educacional também pode funcionar como um ótimo atrativo dentro da sala de aula, na aplicação de atividades extracurriculares online, tarefas, etc.
“Ah! Mas automação é um investimento extremamente alto!”
Na realidade, hoje, existem inúmeras ferramentas que se encaixam na demanda da instituição. Dessa forma, é possível modernizar o ambiente escolar de acordo com o orçamento, necessidade e objetivos da escola.
Mas, afinal, qual a importância de investir em automação escolar?
Apesar de representar um nicho extremamente específico, as escolas são empresas, que precisam otimizar recursos, tempo e gerar resultados.
Com a automação escolar, é possível ter um ganho de produtividade e uma economia extremamente importantes para a saúde financeira da instituição e para garantir competitividade no mercado.
Além, é claro, de impactar diretamente na experiência dos clientes, pais e alunos, ao utilizar serviços básicos. Como pagamento de matrícula e mensalidades, solicitações de documentos, acompanhamento de notas e atividades, etc.
As tarefas manuais e repetitivas acabam consumindo tempo e gerando processos cada vez mais demorados, passíveis de erros e que comprometem o relacionamento entre todas as partes envolvidas.
Gerenciar uma instituição educacional é uma atividade complexa com inúmeros processos, áreas e funções. Isso quer dizer que modernizar a estrutura tecnológica da escola para tornar esse conjunto mais eficiente e simples não é um gasto e sim um investimento.
Benefícios da automação educacional
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Melhora na produtividade
A produtividade é um benefício direto da automação escolar, afinal, ela agiliza processos burocráticos e repetitivos, possibilitando mais resultados em menos tempo. Sem contar, claro, que a automação minimiza falhas e retrabalhos, diminuindo ainda mais o tempo de cada processo.
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Empenho em atividades mais estratégicas ou delicadas
Como as tarefas burocráticas e repetitivas são realizadas por sistemas e softwares, os colaboradores podem se dedicar a outras funções que demandem o contato ou habilidades humanas.
Como, por exemplo, gerenciar conflitos, realizar cobranças, planejar estratégias, auxiliar e monitorar professores e outros colaboradores.
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Mais precisão e eficiência no gerenciamento
Com as ferramentas e sistemas adequados, a automação escolar também pode melhorar a eficiência do gerenciamento. Possibilitando a captura de dados e a construção de relatórios muito mais precisos e em menos tempo, claro.
Com isso, a gestão educacional pode ter uma visão mais clara e assertiva de todos os processos. Aumentando, assim, a assertividade da avaliação do panorama escolar e na criação de estratégias em todos os setores da instituição.
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Queda na taxa de inadimplência
Outro ponto que pode ser beneficiado com a automação escolar é em relação à taxa de inadimplência. Com boas ferramentas, a instituição pode automatizar as cobranças, melhorar os métodos de pagamento e criar alertas para ajudar pais e responsáveis.
Isso acaba por diminuir a taxa de inadimplência escolar, além de gerar melhores experiências, facilitar a identificação de casos críticos e possibilitar a criação de soluções mais adequadas para cada caso.
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Segurança das informações
O vazamento de dados, hoje, é um assunto extremamente delicado para todas as empresas que manipulam dados de terceiros, sejam eles clientes, parceiros ou colaboradores. Com a automação escolar, a instituição pode criar barreiras melhores para a segurança de dados.
Evitando, assim, prejuízos financeiros, como multas, processos e sanções, e de imagem. É muito importante, no entanto, escolher os parceiros adequados, que ofereçam essa segurança.
Uma ótima opção é a computação em nuvem, para armazenar dados e informações em uma plataforma de cloud computing, como a do Google, por exemplo. Com criptografia e barreiras de segurança robustas.
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Melhora na experiência de pais, responsáveis e alunos
Por fim, a automação escolar pode trazer inúmeros benefícios para a experiência de pais e alunos. Agilizando a comunicação, respostas e resolução de problemas e solicitações. Como envio de documentos, relatórios, boletos etc.
Além, claro, de minimizar as falhas comuns a esses processos.
Esse conjunto de facilitadores melhora a experiência de pais, responsáveis e alunos. O que, naturalmente, reflete na taxa de fidelização e na propaganda orgânica da instituição. Impactando também na captação de novos alunos.
Como fazer a automação escolar?
O processo de automação escolar envolve diversas áreas da empresa, afinal, para otimizar recursos é importante empregar os investimentos em processos e áreas que possuam mais gargalos e ineficiências.
E isso, claro, pode variar de escola para escola. Para te ajudar a começar a automação escolar, separamos 4 passos básicos. Confira.
1 – Faça uma análise do mercado e das demandas da instituição
Realizar o mapeamento de processos da instituição é o primeiro passo para automação escolar. Nele precisam constar todos os processos que circundam o gerenciamento e a administração da instituição.
Esse passo facilita a identificação de pontos de gargalos e quais acumulam funções burocráticas, repetitivas e que podem ser automatizadas para aumentar a eficiência. A pesquisa de mercado e análise de concorrentes também fazem parte da compreensão sobre o que pode ser melhorado.
Afinal, ao analisar o entorno, conseguimos identificar estratégias bem sucedidas, demandas que ainda não foram atendidas e tendências tecnológicas. Também é uma ótima forma de se manter atualizado e garantir a eficiência da automação escolar.
2 – Monte um planejamento e pesquise as melhores soluções
Com o mapeamento do mercado e dos processos internos, é possível montar um planejamento de automação escolar. Ele deve conter quais soluções serão utilizadas, áreas de alcance, cronograma de implantação de cada ferramenta.
Além, é claro, do budget necessário, responsáveis por cada etapa de implantação e prioridades.
Para esse passo ser realizado com sucesso, é importante a presença de outros setores, como TI, financeiro e administrativo. Assim é possível alinhar as expectativas, demandas e o orçamento disponível para automação.
3 – Capacite o time de colaboradores
Outro passo que muitas vezes pode ser esquecido ao realizar o processo de automação escolar é a capacitação dos colaboradores que terão que acessar as novas ferramentas e sistemas.
Essa é, inclusive, uma das maiores dificuldades de profissionais e professores da atualidade: saber como utilizar as inovações. Sem a capacitação e o treinamento correto, o processo de automação escolar será muito mais lento e dificilmente atingirá a eficiência esperada.
4 – Invista em boas ferramentas
Por fim, é fundamental que a empresa invista em boas ferramentas de automação escolar, que sejam seguras, eficientes, adaptáveis e, claro, estejam de acordo com o orçamento disponível.
A infraestrutura, ferramentas e recursos educacionais digitais são fundamentais para adequar a instituição de ensino ao modelo atual da sociedade e acompanhar as gerações que já nasceram no ambiente digital.
E esse passo depende muito da análise e das decisões das próprias instituições, que devem alocar os investimentos de forma estratégica e eficiente. Mas é possível fazer mais! Você sabia que existem ferramentas tecnológicas para a educação que são gratuitas, intuitivas e democráticas?
O combo do Google Workspace é um ótimo exemplo disso! Nele encontramos diversas funcionalidades que podem facilitar a rotina das escolas e incluir a tecnologia de uma forma dinâmica e criativa. Inclusive, com inúmeras ferramentas voltadas exclusivamente para educação no Google for Education.
Não conhece?
O que é Google for Education?
O Google for Education é uma solução desenvolvida pela gigante da tecnologia com o objetivo de facilitar o aprendizado e o ensino.
Ele fornece um conjunto de aplicativos voltados para educação que podem ser usados desde o setor administrativo até a sala de aula.
A Safetec Educação pode ajudar a levar essa inovação para sua escola. Com uma grande experiência na implantação da tecnologia de educação baseada na nuvem do Google, desenvolvemos uma metodologia própria, que trouxe sucesso para muitas instituições de ensino.
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